Se você está lendo esse conteúdo, é provável que já gerencie ou tenha interesse em abrir e administrar um negócio online.
Todo mundo que entra no digital quer construir um negócio lucrativo, afinal, isso vai permitir que a pessoa conquiste a sua liberdade de horários e independência financeira.
O fato é que administrar um negócio online envolve muitas atividades corriqueiras que, se o Empreendedor não tomar cuidado, podem engolir o seu tempo e, consequentemente, afetar o crescimento e lucratividade do negócio.
Enviar e responder emails, conversar com clientes e fornecedores, postar conteúdos, responder mensagens e comentários nas redes sociais, são exemplos de atividades que tomam muito tempo do Gestor de um negócio digital.
O problema é que na escola e faculdade não aprendemos sobre autonomia. Estamos acostumados a sempre ouvir o que fazer, receber tarefas e executar, como robôs.
Só que o Gestor precisa ter a habilidade de tomar decisões, fazer mais com menos e conduzir o trabalho da equipe com o máximo de produtividade e velocidade sem ficar desesperado com o fato do dia ter apenas 24 horas.
Mas como desenvolver essas habilidades para administrar um negócio online com eficiência e eficácia?
Através dos 12 princípios que você vai encontrar nos tópicos abaixo.
Foram esses princípios que fizeram a Você Ligado crescer de uma empresa com 2 pessoas para 50 colaboradores em 24 meses.
Leia até o final e, de preferência, anote cada um desses princípios.
1° Acabe com as distrações bobas
Mas o que são distrações bobas?
O seu celular, por exemplo, é uma excelente ferramenta de trabalho, só que ele pode ser o maior inimigo da sua produtividade como Gestor.
Quando você trabalha com a internet, uma das primeiras coisas que precisa fazer para ter mais produtividade é desativar as notificações do seu celular nos períodos de trabalho focado.
Você concorda que ao deixar seu celular do lado do computador é impossível não olhar para ele o tempo todo?
O problema é que isso mina o seu recurso mais precioso: o tempo.
Você não consegue se concentrar e o trabalho que levaria 30 minutos para ficar pronto, engole 2-3 horas do seu dia.
Resolver esse problema começa com uma atitude muito simples, desativar todas as notificações bobas do seu celular:
- WhatsApp;
- Instagram;
- Telegram.
- Facebook;
- Youtube.
Por que?
Entenda que ninguém vai morrer se você levar mais de duas horas para responder uma mensagem.
A menos que você seja um chefe de estado, o que é pouco provável, você não tem a obrigação de responder alguém de forma imediata.
Em exceções e casos de extrema urgência, deixe o time avisado de que eles podem te ligar.
É assim que fazemos na VL.
O time inteiro sabe que se o @luizsvl – CEO e Co-fundador – demorar a responder uma mensagem e for muito urgente, isso significa carta branca para ligar e resolver o problema.
Esse pequeno ajuste fará com que você aumente a sua produtividade e tenha maior controle sobre o seu tempo.
2° Diminua as reuniões
Reuniões para decidir a data da reunião em que será definido quem participará da reunião é algo muito comum em empresas brasileiras.
Mas a verdade é que isso não serve para nada.
Você sabia que, pelo menos, 50% das reuniões são percebidas como perda de tempo pelos membros da equipe?
Então pense:
Você tem um colaborador, um time que pausa todas as suas atividades para participar de uma reunião com uma, duas, três horas e ele tem a sensação de que é perda de tempo.
Você acha que esse colaborador está feliz da vida? Acredita que as reuniões estão sendo tão eficientes quanto poderiam ser?
É evidente que não.
Então como é que a gente consegue resolver isso?
Com alguns ajustes nos processos de comunicação entre os membros da sua equipe:
- Implementar ferramentas para comunicação assíncrona;
- Estabelecer limites de tempo para a suas reuniões;
- Criar um planejamento e objetivo para cada reunião.
Planejar o roteiro da reunião, por exemplo, previne distrações e fuga do tema central.
Por outro lado, instituir a comunicação assíncrona permite que os membros da sua equipe se comuniquem de forma mais direta e eficiente uns com os outros.
3° Multitarefas do jeito certo
O terceiro princípio indispensável para administrar um negócio online de maneira eficaz pressupõe ser “multitarefas do jeito certo”.
Mas o que isso significa, exatamente?
É possível que você esteja lendo esse conteúdo com 10 abas abertas no seu navegador.
Muito provavelmente são abas aleatórias, que não tem nada a ver com a atividade que você está executando no momento e que você fica pulando de uma para a outra até encontrar a informação que precisa.
Esse é o padrão que a maioria das pessoas apresentam para se auto-intitular multitarefas.
Acontece que não fomos feitos para trabalhar em coisas simultâneas. Na verdade, o segredo para fazer tudo ao mesmo tempo é fazer tudo mal feito.
Imagino que você não queira que isso aconteça no seu negócio, então como solucionar esse problema?
Você pode ser multitarefas, ou seja, gerenciar muitos projetos ao mesmo tempo, mas do jeito certo: executar todos, um de cada vez.
Esse ajuste vai permitir que você faça tudo aquilo que planejou, só que com mais velocidade e precisão.
Além, é claro, de economizar o seu tempo, que se tornará cada vez mais valioso à medida que a sua empresa for crescendo.
4° Não conte horas, analise os resultados
Via de regra, negócios bem-sucedidos se preocupam mais com os resultados obtidos do que com o número de horas que os seus colaboradores cumprem.
Aqui na VL, por exemplo, todo o trabalho é direcionado por objetivos.
Então, se algum Copywriter recebe a tarefa de escrever 50 anúncios de um lançamento com o prazo de 5 dias para a entrega, não importa se ele termina o trabalho em 1 dia, desde que o objetivo seja alcançado dentro do prazo.
“Como aplicar isso no meu negócio?”
Passe a analisar resultados e não mais as tarefas ou a quantidade de horas que a tarefa levou para ser concluída.
Avalie se os seus objetivos estão sendo alcançados, se o resultado das tarefas executadas estão contribuindo para que você alcance as metas do seu negócio.
Leia também: Como planejar um negócio digital com OKR’s
5° Quer ir rápido, vá sozinho. Quer ir longe, vá em grupo
O quinto princípio é auto-explicativo.
A sua função como Gestor não é fazer tudo sozinho, mas traçar meios para que a sua equipe gere cada vez mais resultados com a menor quantidade de recursos.
Dessa forma, trabalhar em grupo significa que você terá que aprender a delegar, caso contrário todas as responsabilidades vão se concentrar em você e os seus esforços não serão suficientes para atender toda a demanda.
6° Agrupar as tarefas
Para não cair no jeito errado de ser multitarefas, é preciso agrupar tarefas semelhantes e que podem ser executadas em um mesmo momento.
Suponha que você tenha que disparar mensagens de emails para os leads toda segunda, quarta e sexta.
Que tal você deixar todos os emails prontos no domingo e agendá-los de uma vez?
Com isso você não terá que parar na segunda, quarta e na sexta e voltar nessa atividade.
Você também pode fazer com os conteúdos do Instagram, Telegram e até mensagens individuais para os seus fornecedores, clientes ou membros da equipe.
Isso fará com que você tenha uma previsibilidade maior das atividades que são sua responsabilidade.
7° Defina um tempo só para responder mensagens
Uma das coisas que gestores mais fazem é se comunicar com o time, fornecedores e clientes.
É comum que essa comunicação aconteça em diferentes canais (WhatsApp, Email ou Telegram).
Então, quando chega uma notificação, somos tentados a querer responder a mensagem imediatamente e perdemos o foco da atividade que estávamos realizando.
Por isso, defina um horário fixo para responder mensagens.
Assim você não ficará encarando a sua caixa de entrada o dia todo esperando a resposta daquele fornecedor, enquanto poderia estar fazendo outra coisa.
8° Tenha controle sobre o seu calendário
Esse princípio é fundamental, principalmente se você está iniciando a sua jornada como Gestor de um negócio digital.
Antes de delegar o controle da sua agenda para uma assistente, você precisa viver o processo de se conhecer enquanto empreendedor.
Você precisa descobrir quais são os seus horários mais produtivos, qual é o melhor momento para almoço, treinos, entre outras atividades particulares.
Veja bem, se você saiu de uma CLT, onde os seus horários eram impostos, é natural que leve algum tempo para se adaptar à liberdade de poder decidir o quanto e em quais momentos você vai trabalhar.
Tire um dia da semana, preferencialmente o domingo, para organizar o seu cronograma.
Marque na sua agenda todas as atividades que você precisa cumprir e em quais dias vai realizar cada uma.
Não deixe de fora da agenda tarefas como leitura, meditação ou visita aos pais, por exemplo.
Por mais que elas não tenham relação com o seu trabalho, são importantes e se você não separar um horário para cada uma, será engolido pelo tempo e voltará a se sentir preso, como na CLT.
A partir do momento em que se conhecer o suficiente como empreendedor, então é a hora de pensar em treinar uma assistente para cuidar da sua agenda.
9° Tenha objetivos de longo prazo
Seres humanos são movidos pela sensação de progresso.
Essa sensação nos causa entusiasmo, motivação e isso nos impulsiona a voar cada vez mais alto no empreendedorismo.
Sentir que estamos progredindo é o que nos faz levantar da cama e buscar algo maior.
Como Gestor, você precisa sempre ter objetivos de longo prazo: nem muito fáceis, para não te deixar entediado, e nem difíceis, para te fazer desistir antes mesmo de começar.
São eles que vão dar a você essa sensação de progresso.
Por exemplo, se você trabalha com Lançamentos no digital, sabe que fazer 100 mil em 7 dias é “fácil”.
Agora, 20-30 milhões são outros quinhentos.
Os objetivos de longo prazo precisam tirar você da zona de conforto, para que ao alcançá-los você tenha a sensação de “Essa foi por pouco!”
Quando você para de focar só no curto prazo é quando começa a, de fato, construir um negócio sólido, que não vai falir a qualquer momento.
10° Automações
Até agora falamos muito sobre gestão de tempo e produtividade e as automações são ferramentas que viabilizam isso.
Hoje é possível automatizar uma série de processos, mas, antes de nos aprofundar nisso, é preciso deixar aqui duas ressalvas:
- Antes de usar automações, saiba como executar a tarefa.
A lógica é exatamente a mesma quando falamos de delegar tarefas para membros da sua equipe ou terceiros.
A segunda ressalva é:
- As automações não podem interferir na qualidade daquilo que você entrega.
Isso é muito importante, porque diminuir a qualidade dos produtos, serviços ou processos internos da empresa prejudica o negócio ao invés de ajudar.
Onde usar automações?
- Preencher planilhas;
- Agendar e disparar mensagens;
- Planejar o fluxo de tarefas da equipe (Trello).
O mundo caminha para uma realidade onde as automações estejam cada vez mais presentes na rotina das pessoas.
Só que um robô precisa de alguém (um ser humano) que saiba configurá-lo.
Por isso, você precisa saber fazer antes de delegar funções, até mesmo para a tecnologia.
A partir do momento em que você dominar as automações, elas vão funcionar como braços extras e isso é fundamental, principalmente se você almeja escalar o seu negócio.
11° Aplique a técnica Pomodoro
Pode parecer clichê, mas vale a pena falar sobre a técnica Pomodoro.
Como o Pomodoro você vai trabalhar por 25 minutos ininterruptos, descansar por 5 minutos e repetir o processo ao longo do dia, alternando entre pausas longas e curtas.
A genialidade dessa técnica não está no fato de você trabalhar por 25 minutos, mas no princípio: trabalhar e descansar focado.
Isso vai fazer com que você consiga ter a produtividade de trabalhar com qualidade por um período de tempo.
É claro que você vai precisar analisar primeiro qual é a duração máxima do seu período de foco.
Talvez você consiga se manter em hiperfoco por 40 ou 20 minutos.
Não importa. Você só precisa ajustar a técnica à sua realidade. O objetivo é fazer o máximo de pomodoros por dia.
Talvez no começo você consiga fazer um ou dois seguidos, não se cobre mais do que isso.
Com o tempo, você vai perceber que o seu período de foco vai aumentar.
A ideia central aqui é que o Pomodoro é um trabalho focado por objetivo: você tem uma tarefa que te leva a um objetivo, logo, fará o que for preciso para fazer esse objetivo acontecer dentro do período de 25 minutos.
12° Não leve esses 12 princípios ao pé da letra
Entenda que esses princípios são boas práticas e não regras incontestáveis para todo e qualquer negócio.
que eles são princípios que devem ser aplicados no seu negócio dadas as características e diferenças do seu negócio.
Não adianta querer implantar tudo o que viu aqui à risca e de uma vez, sem entender o princípio e sem considerar as características do seu negócio.
Coloque esses princípios em prática aos poucos, assim você vai conseguir determinar o que funciona ou não para o seu negócio.
É importante frisar que esses princípios foram estruturados pelo CEO da Você Ligado, a partir dos negócios digitais que ele gerenciou e que, por sinal, tiveram muito sucesso.
Então, se você sente que está patinando no digital e não consegue crescer a sua empresa, talvez seja o momento de rever algumas práticas e aplicar os princípios de gestão que viu aqui e tirar a prova dos nove por si mesmo.
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